火葬場の手配は、名古屋市が運用する「名古屋市火葬場予約システム」を通じて執り行われます。このシステムは24時間365日稼働しており、原則として葬儀を担当する指定葬儀事業者が遺族の希望日時に合わせてオンライン上で空き枠を抑える仕組みです。
日程調整で注意すべきは、斎場の休館日ルールです。第二斎場では友引の日および正月三が日の一部（1月1日〜2日等）が定期休館日に指定されています。六曜の友引前後は火葬予約が集中しやすく、希望の時間帯が瞬時に埋まってしまう事態も珍しくありません。冬季の繁忙期には予約枠が数日先まで逼迫することもあるため、逝去後は速やかに葬儀社と連携し、予約システムの空き状況をリアルタイムで確認してもらう迅速なアクションが求められます。
