最もオーソドックスでありながら、最も誤解が多いのが「オブジェクトの挿入」機能だ。リボンの「挿入」タブから「テキスト」グループ内にある「オブジェクト」を選択し、「ファイルから」を指定するステップ自体は昔から変わらない。
ここで重要な分岐点が「アイコンで表示」にチェックを入れるかどうかだ。チェックを入れずに挿入した場合、PDFの1ページ目が画像のようにシート上にドーンと展開される。一見すると見やすいが、複数ページのPDFだと2ページ目以降が隠れてしまい、閲覧者が内容を確認できなくなる落とし穴がある。一方、「アイコンで表示」を選べば、シート上には馴染み深いAdobe AcrobatやEdgeのアイコンがぽつんと置かれるだけになり、ダブルクリックすれば相手の環境でもPDFビューアーが立ち上がる。
他人にファイルを渡す前提なら「アイコンで表示」が安全だ。ただし、受け手側にも対応するPDF閲覧ソフトが入っていないと「ファイルが開けない」というクレームに繋がるため、共有範囲の事前確認は欠かせない。
