では、日本企業やサポート担当者はどのように対応すべきでしょうか。実務で役立つ具体的なステップを紹介します。
まず、最も重要なのは「本人のパスポート表記」と「在留カードの表記」を一次情報とすることです。本人が日本で生活を始める際、最初に登録したカタカナ表記をすべての書類で統一させます。安易に「発音が違うから」と途中で表記を変更してはいけません。
以下は、代表的なベトナムの姓における一般的なカタカナ表記の例です。
- Nguyễn：グエン（最も一般的）または ヌエン
- Trần：チャン または トラン
- Lê：レ
- Phạm：ファム
- Hoàng / Huỳnh：ホアン / フイン
雇用契約を結ぶ前に、企業側から「日本での公式なカタカナ表記をどう登録するか」を本人と確認し、一度決めた表記は給与ソフト、社内システム、保険手続きで完全に一致させることが、トラブルを防ぐ唯一の近道です。
