誘いを断る際の鉄則は、「感謝」「先約がある旨の明確な伝達」「代替案の提示」の3ステップを即座に行うことだ。返事を先延ばしにすることは、相手のスケジュール調整を妨げるため最も避けるべき行為である。断る理由は詳細に明かす必要はなく、「あいにく先約がございまして」と簡潔に伝えるのがビジネスマナーとして最もスマートとされる。
例えばビジネスメールであれば、「お声がけいただき誠にありがとうございます。大変魅力的なお話なのですが、あいにく当日は調整が難しい先約が入っております。差し支えなければ、来週の○日または○日にてお時間を頂戴できませんでしょうか」と返信する。プライベートであれば、「誘ってくれて本当にありがとう！その日はあいにく先約があって行けないんだ。すごく残念だから、ぜひ近いうちに別の日にご飯行こう！」とポジティブな意欲を添えることで、良好な関係性を維持できる。
