インターネット上で「Dearは失礼になることがある」と囁かれる背景には、使い方の誤用による失礼と、現代のコミュニケーションスピードとのミスマッチという2つの要因が存在します。
最も典型的なNG例が、敬称とファーストネーム（下の名前）を無理に組み合わせてしまうミスです。例えば、相手の名前が「John Smith」である場合、以下のような表記は海外のビジネスシーンで非常に不自然で不快感を与えかねません。
❌ 不適切な例：Dear Mr. John（敬称に下の名前を直接つけている）
❌ 不適切な例：Dear Smith（敬称を省略して苗字だけを呼び捨てにしている）
⭕ 適切な例（フォーマル）：Dear Mr. Smith
⭕ 適切な例（親しい間柄）：Dear John
また、相手との関係性がすでに深まっているにもかかわらず、いつまでも「Dear Mr. Smith」と格式張り続けると、相手に「距離を置かれている」「冷たい印象を受ける」と感じさせてしまうケースもあります。最初の1〜2往復を過ぎて相手が「Hi [自分のファーストネーム]」と返してきたら、こちらも「Hi John」や「Dear John」へとトーンを合わせるのがスマートなコミュニケーションです。
担当者の個人名が不明な場合は、かつて使われていた「To Whom It May Concern（関係者各位）」よりも、現在では「Dear Marketing Team」や「Dear Hiring Manager」など、具体的な部署や役割を宛名にするスタイルが推奨されています。
