天白区役所を利用するにあたり、まず把握しておくべき基本情報は所在地と窓口の稼働スケジュールです。名古屋市天白区役所の開庁時間は、平日（月曜日から金曜日）の午前8時45分から午後5時15分までとなっています（土日・祝日・年末年始の12月29日〜1月3日を除く）。
館内に入ると、正面に設置されたフロアマップ案内があり、各課の配置が視覚的にわかりやすく整理されています。主要な手続き窓口は以下のように区分されています。
- 1階：市民課・保険年金課（住民票、戸籍謄本、印鑑登録証明書、マイナンバーカード、国民健康保険、国民年金など）
- 2階：民生子ども課（子育て支援窓口）・福祉課（児童手当、保育所入所申請、障がい福祉、生活支援など）
- 3階・4階：総務課・地域力推進室・各種会議室など（行政運営、防災、地域活動窓口）
なお、平日に休みを取ることが難しい区民のために、天白区役所では日曜開庁（休日窓口）が原則として毎月1回（原則第1日曜日など、午前9時00分〜正午）実施されています。休日窓口では市民課や保険年金課の一部業務（住民票の写しの交付、転入・転出の届出、マイナンバーカードの受取など）に対応していますが、他自治体への照会が必要な特殊手続きは当日中に完了しない場合があるため、事前確認が欠かせません。
