シチュエーションに応じた適切な言い換えを身につけることで、メールや文書の品格は劇的に向上します。日常業務ですぐに使える具体的な例文を紹介します。
1. 社内上司からの指示・タスク依頼に対する返信
社内の直属の上司や先輩に対しては、「承知いたしました」をベースに、次のアクションを添えるのが理想的です。
「明日のプレゼン資料の修正点について、承知いたしました。本日17時までに改訂版を共有いたします」
「ご共有ありがとうございます。内容について承知いたしました」
2. 社外クライアントや取引先からの要望に対する返信
社外の相手に対しては、より丁寧な「かしこまりました」や「承知いたしました」を用います。相手の信頼感を高めるため、クッション言葉と組み合わせるのが効果的です。
「お見積もりの再発行の件、かしこまりました。早急に手配し、本日中にPDFにて送付申し上げます」
「日程変更のご連絡、確かに拝受いたしました。ご提示いただいた日時で承知いたしました」
3. 情報を単に受け取ったことを伝える場合
指示への承諾ではなく、資料受領や状況把握を伝えるのみであれば、「了解」の代わりに「確認いたしました」「拝受いたしました」「把握いたしました」を使うと、非常に知的な印象を与えられます。
