ビジネスの商談が円滑に進むかどうかは、会議室のドアを開けた瞬間からのスマートな所作にかかっています。会議室での来客応対作法において、空間の緊張感を和らげ、打ち合わせに集中できる環境を整える配膳手順を整理します。
入室時は、ドアを軽く3回ノックし、「失礼いたします」と一言述べてから会釈をして入室します。お盆は胸の高さで両手で水平に保ち、決して片手で持ったり、脇に抱えたりしてはいけません。入室後は、空いている下座側のサイドテーブルや、テーブルの端（下座側）にお盆を静かに置きます。商談中のテーブルに直接お盆をドカリと置くのはマナー違反です。
続いて重要になるのが、来客時のお茶の出し方順番です。鉄則は「相手側の一番役職が高い人（上座）」から順に出し、先方の配膳が全員終わった後に「自社側の一番役職が高い人から順に」出します。席順の基本である上座下座の配膳マナーに従えば、通常は入り口から最も遠い奥の席に座っている人物が最上位者です。ただし、相手企業の役職序列が不明な場合は、名刺交換の様子や着席位置、会話の主導権を握っている人物を素早く見極めて対応します。
配膳する際は、原則としてお客様の「右後方」または「右側」から両手で差し出します。書類やPCを操作している相手の手元を邪魔しないよう配慮し、「どうぞ」「失礼いたします」と小声で会釈を添えます。もし壁際で右側から出せない場合は、無理に体を割り込ませず、「左側から失礼いたします」と断りを入れて左側から置く柔軟性が求められます。相手の正面を腕で横切る行為は、最も無礼とされるため厳禁です。
茶菓を一緒に提供する場合のお茶とお菓子の配置位置は、お客様から見て「左にお菓子、右にお茶」が伝統的な和食の配膳ルール（左飯右汁）に基づく黄金配置です。多くの人が右手でお茶の器を持つため、右側にお茶があれば腕を交差させずに安全に手を伸ばせます。お菓子に黒文字（楊枝）が添えられている場合は、お菓子の手前または右側に配置し、持ち手を客側に向ける気配りを忘れないようにします。
