「ご愁傷様です」をめぐって最も多い相談が、「ビジネスメールやLINEのメッセージで書いてもよいのか」という点です。結論から言えば、文章（メール・電報・手紙）での使用はマナー違反と見なされるのが一般的です。
その背景には、日本語の敬語体系における「話し言葉（口語）」と「書き言葉（文語）」の明確な機能分担が存在します。古くから「ご愁傷様」は通夜や葬儀の受付、対面での挨拶、あるいは電話口で直接語りかけるための定型句として定着してきました。文章に残すフォーマルな伝達手段においては、より丁寧で格調の高い「心からお悔やみ申し上げます」または「哀悼の意を表します」を用いるのが正式な作法です。
近年では社内チャットツールやLINEで訃報を受け取るケースも増えていますが、テキストで送る以上は「このたびは思いがけないお知らせをいただき、心よりお悔やみ申し上げます」と言い換えるのがスマートな対応となります。
